Đặt khách sạn công tác cho doanh nghiệp, cách vận hành
Trả lời ngắn: doanh nghiệp tại Việt Nam thường đặt khách sạn cho nhân viên theo một trong bốn cách: đặt thẳng với khách sạn, qua trang đặt phòng cho khách lẻ, qua công ty quản lý công tác (TMC), hoặc qua nhà cung cấp khách sạn B2B như Bedtara. Với phần lớn doanh nghiệp, điểm quyết định là báo giá đủ để trình duyệt, hóa đơn VAT đúng tên công ty và thanh toán bằng chuyển khoản.
Thuộc bộ hướng dẫn khách sạn công tác tại Việt Nam.
Bốn cách đặt phòng
| Kênh | Phù hợp khi | Cần lưu ý |
|---|---|---|
| Đặt thẳng với khách sạn | Dùng thường xuyên một khách sạn, đã có giá doanh nghiệp thương lượng | Mỗi khách sạn một hợp đồng, một bộ hóa đơn riêng |
| Trang đặt phòng cho khách lẻ | Thỉnh thoảng có chuyến đi cá nhân | Hóa đơn đứng tên người đi, thanh toán bằng thẻ, hỗ trợ đổi lịch hạn chế |
| Công ty quản lý công tác (TMC) | Chương trình công tác lớn, gồm cả vé máy bay và công cụ chính sách | Phí dịch vụ và sản lượng tối thiểu |
| Nhà cung cấp khách sạn B2B | Lưu trú ở nhiều thành phố, một tài khoản, một quy trình hóa đơn | Độ phủ khách sạn ở các thành phố công ty cần |
Quy trình đặt phòng qua Bedtara
Gửi yêu cầu
Tự tìm phòng, hoặc gửi thành phố, ngày, số phòng và tên khách.
Duyệt
Nhận báo giá sẵn để trình duyệt, trong vòng 4 giờ làm việc, kèm giá và điều kiện hủy.
Xác nhận và thanh toán
Đặt phòng có hiệu lực khi được xác nhận bằng văn bản. Thanh toán bằng chuyển khoản hoặc thẻ; doanh nghiệp có hợp đồng được hưởng công nợ.
Hóa đơn
Hóa đơn VAT trong ngày cho doanh nghiệp Việt Nam, do Dong Thi Co., Ltd xuất.
Thiết lập một lần
- Mở tài khoản doanh nghiệp bằng thông tin đăng ký của công ty.
- Thống nhất ai được gửi yêu cầu, ai duyệt đặt phòng.
- Khai báo email nhận hóa đơn, thường là phòng kế toán.
- Nếu đặt đều đặn, hỏi về công nợ, thường 10 đến 15 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp đặt khách sạn cho nhân viên đi công tác bằng cách nào?
Đặt thẳng với khách sạn, qua trang đặt phòng cho khách lẻ, qua công ty quản lý công tác, hoặc qua nhà cung cấp B2B có một tài khoản, báo giá sẵn để duyệt và hóa đơn VAT.
Đặt phòng qua Bedtara có cần ký hợp đồng không?
Không. Doanh nghiệp có thể đặt theo từng đơn, mỗi đơn có hóa đơn VAT tương ứng. Chỉ cần thỏa thuận bằng văn bản khi muốn hưởng công nợ.
Có thanh toán bằng chuyển khoản được không?
Được. Chuyển khoản từ tài khoản công ty là cách nên dùng, và đáp ứng điều kiện khấu trừ VAT cho khoản từ 5 triệu đồng trở lên.
Checklist đi công tác Hóa đơn VAT Khách sạn công tác theo thành phố Thông tin xuất hóa đơn VAT
Mở tài khoản doanh nghiệp
Một tài khoản cho mọi lần đặt phòng, hóa đơn xuất về cùng một công ty.