Giữ phòng khách sạn cho khách mời hội nghị, sự kiện
Trả lời ngắn: khi doanh nghiệp tự tổ chức hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm hay sự kiện khách hàng, phần khách sạn chính là một khối phòng giữ cho khách mời. Cần chốt sớm bốn việc: số phòng mỗi đêm, cơ cấu loại phòng, ngày nhả phòng chưa dùng về khách sạn, và ai trả cho những đêm nào. Sau đó quản lý một danh sách phân phòng duy nhất cho đến hạn chốt.
Thuộc hướng dẫn giữ phòng khách sạn cho chuyến đi công ty và sự kiện tại Việt Nam.
Lập khối phòng từ danh sách khách mời
| Cần chốt | Vì sao quan trọng |
|---|---|
| Số phòng mỗi đêm | Ngày đến và ngày về thường ít khách hơn đêm chính của sự kiện. Tính theo từng đêm, không tính theo tổng. |
| Cơ cấu loại phòng | Diễn giả, đối tác và khách VIP thường cần phòng đơn; đội ngũ nhân viên có thể ở chung phòng hai giường. |
| Ngày nhả phòng | Đặt sau hạn đăng ký của sự kiện, để phòng chưa xác nhận được trả lại mà không mất phí. |
| Ai trả | Xác định đêm nào công ty chi trả và đêm nào (nếu có) khách tự thanh toán, trước khi xác nhận phòng. |
| Phòng họp | Nếu sự kiện diễn ra tại chính khách sạn đó, kiểm tra phòng họp và ngày tổ chức cùng lúc với phòng nghỉ. |
Cách vận hành ngày nhả phòng, điều khoản giảm phòng và tiền cọc có trong bài điều khoản hợp đồng giữ phòng đoàn.
Từ thư mời đến lúc nhận phòng
Mời
Gửi thư mời kèm hạn phản hồi rơi vào trước ngày nhả phòng.
Thu thập
Với mỗi khách, thu tên đúng như trên giấy tờ tùy thân, loại phòng, người ở chung, ngày đến và ngày về.
Danh sách phân phòng
Giữ một danh sách duy nhất và gửi cập nhật cho một đầu mối, không gửi riêng cho khách sạn và nhà cung cấp.
Hạn chốt
Xác nhận tên và số đêm cuối cùng trước hạn chốt, sau đó nhả những phòng không cần.
Bedtara xử lý khối phòng sự kiện thế nào
Bedtara báo giá khối phòng kèm giá phòng, dịch vụ bao gồm, lịch đặt cọc và thanh toán phần còn lại, cùng điều kiện nhả phòng và hủy phòng. Đặt phòng có hiệu lực ràng buộc khi được xác nhận bằng văn bản. Doanh nghiệp Việt Nam nhận hóa đơn VAT do Dong Thi Co., Ltd phát hành. Nếu cần thêm xe đưa đón, gala dinner hoặc trọn chương trình sự kiện, thương hiệu cùng hệ thống Dong Thi Travel sẽ sắp xếp.
Các khách sạn trên Bedtara có phòng họp được liệt kê trong bài khách sạn có phòng họp tại Việt Nam.
Câu hỏi thường gặp
Đặt phòng khách sạn cho khách dự hội nghị như thế nào?
Giữ một khối phòng tính theo từng đêm, đặt ngày nhả phòng sau hạn đăng ký, gom thông tin khách vào một danh sách phân phòng và xác nhận tên cuối cùng trước hạn chốt.
Ngày nhả phòng của khối phòng sự kiện nên đặt khi nào?
Sau hạn đăng ký của khách mời, để những phòng khách không dùng có thể trả lại khách sạn mà không mất phí.
Bedtara có lo trọn sự kiện không?
Bedtara đặt phòng. Xe đưa đón, gala dinner và trọn chương trình sự kiện do thương hiệu cùng hệ thống Dong Thi Travel sắp xếp.
Điều khoản giữ phòng đoàn Bao nhiêu phòng được giá đoàn Khách sạn có phòng họp Lưu trú theo đoàn
Cần giữ phòng cho sự kiện?
Gửi ngày, số phòng mỗi đêm và thành phố. Chúng tôi báo giá khối phòng kèm điều kiện nhả phòng và thanh toán.