Checklist hợp đồng đặt phòng đoàn khách sạn
Trả lời ngắn: hợp đồng đặt phòng đoàn khách sạn cần ghi rõ số phòng mỗi đêm theo loại và giá phòng, ngày nhả phòng (release/cut-off), mức giảm phòng cho phép (attrition), ngày cọc và ngày thanh toán phần còn lại, các mức phí hủy, hạn gửi danh sách phân phòng, các khoản phát sinh như phòng họp hay mức chi tiêu ăn uống tối thiểu, và thông tin xuất hóa đơn. Soát từng dòng theo checklist dưới đây trước khi ký.
Bài này thuộc bộ hướng dẫn giữ phòng khách sạn cho chuyến đi công ty tại Việt Nam.
Công cụ miễn phí: tính phí giảm phòng và ngày nhả phòng
Nhập số liệu hợp đồng để biết số room-night tối thiểu, chi phí nếu thiếu phòng và số phòng nên nhả trước ngày release (giao diện tiếng Anh).
Mở công cụTừng điều khoản, giải thích ngắn
| Điều khoản | Nghĩa là gì | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Giữ phòng đoàn (room block) | Số phòng khách sạn giữ cho đoàn trong từng đêm. | Số phòng mỗi đêm và loại phòng, không chỉ con số tổng. |
| Ngày release (cut-off) | Hạn cuối được trả lại phòng chưa dùng cho khách sạn mà không mất phí. | Trước ngày đến bao nhiêu ngày, và có được trả phòng theo nhiều đợt không. |
| Attrition | Mức số phòng cuối cùng được phép thấp hơn block trước khi bị tính phí, thường ghi theo phần trăm. | Tỷ lệ cho phép, và áp dụng theo từng đêm hay cho cả kỳ lưu trú. |
| Tiền cọc và phần còn lại | Các khoản thanh toán đến hạn vào ngày cố định trước ngày đến. | Số tiền, ngày đến hạn, và tiền cọc được xử lý thế nào nếu đoàn giảm người. |
| Huỷ | Phí khi huỷ toàn bộ booking, thường tăng dần khi càng gần ngày đến. | Từng mức phí và ngày bắt đầu áp dụng. |
| Hạn gửi danh sách phòng (rooming list) | Ngày phải gửi tên khách lưu trú. | Sau hạn đó còn được đổi tên không. |
Release khác attrition thế nào
Hai khái niệm này rất dễ nhầm. Trước ngày release, doanh nghiệp trả lại phòng và block nhỏ lại mà không mất phí. Sau ngày đó, block được chốt cố định, và attrition quyết định doanh nghiệp còn được bỏ bớt bao nhiêu phòng trong số đã chốt. Ngày release muộn cho doanh nghiệp sự linh hoạt; mức attrition rộng cho doanh nghiệp khoảng an toàn sau ngày release.
Checklist hợp đồng đặt phòng đoàn khách sạn
Đối chiếu từng dòng với hợp đồng của khách sạn hoặc xác nhận của nhà cung cấp. Dòng nào thiếu là câu cần hỏi trước khi ký.
| Điều khoản | Cần kiểm tra |
|---|---|
| Các bên và mã đặt phòng |
|
| Phòng, ngày và giá |
|
| Nhả phòng và giảm phòng |
|
| Tiền cọc và thanh toán |
|
| Hủy |
|
| Danh sách phân phòng và thay đổi |
|
| Phát sinh |
|
| Hóa đơn |
|
Bedtara xác nhận giữ phòng đoàn ra sao
Mỗi báo giá đoàn của Bedtara ghi rõ giá phòng, dịch vụ bao gồm, lịch đặt cọc và thanh toán phần còn lại, cùng điều kiện huỷ và release của block. Booking chỉ có hiệu lực ràng buộc khi chúng tôi xác nhận bằng văn bản, và các điều kiện riêng của booking đó được áp dụng. Xem điều khoản và chính sách thanh toán của chúng tôi.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng đặt phòng đoàn khách sạn cần gồm những gì?
Số phòng mỗi đêm theo loại và giá phòng, ngày nhả phòng, mức giảm phòng cho phép, ngày cọc và thanh toán, các mức phí hủy, hạn gửi danh sách phân phòng, các khoản phát sinh như phòng họp, và thông tin xuất hóa đơn.
Attrition trong hợp đồng khách sạn là gì?
Attrition là mức số phòng cuối cùng của đoàn được phép thấp hơn block đã ký trước khi khách sạn tính phí cho số phòng không dùng. Mức này thường ghi theo phần trăm.
Ngày cut-off khi giữ phòng đoàn là gì?
Ngày cut-off hay ngày release là hạn cuối doanh nghiệp được trả lại phòng chưa dùng trong block mà không mất phí. Sau ngày này, block được chốt cố định.
Sau ngày cut-off có thêm phòng được không?
Đôi khi được, tuỳ tình trạng phòng trống và theo giá khách sạn đưa ra tại thời điểm đó, có thể khác giá đoàn.
Ai ký hợp đồng giữ phòng đoàn?
Khi đặt qua Bedtara, xác nhận và hoá đơn do Dong Thi Co., Ltd phát hành, và các điều kiện ghi trên xác nhận đó áp dụng cho booking của doanh nghiệp.
Bao nhiêu phòng được tính giá đoàn Cách đàm phán giá phòng đoàn Khi nào nên đặt phòng đoàn Danh sách phân phòng Giá phòng đoàn
Muốn có điều khoản bằng văn bản trước?
Gửi ngày đi và số phòng mỗi đêm. Báo giá ghi rõ điều khoản release, đặt cọc và huỷ trước khi doanh nghiệp cam kết.