Danh sách phân phòng khách sạn: gửi gì, khi nào
Trả lời ngắn: danh sách phân phòng (rooming list) cho khách sạn biết ai ở phòng nào, vào những đêm nào, trong một đặt phòng đoàn. Danh sách ghi tên từng khách đúng như trên hộ chiếu hoặc căn cước, loại phòng và loại giường, ai ở ghép với ai, ngày đến và ngày đi, ai trả khoản nào, cùng các yêu cầu riêng. Gửi bản cuối trước hạn ghi trên xác nhận đặt phòng đoàn, thường trùng hoặc gần ngày nhả phòng. Đổi tên thường được đến ngày đến; thêm phòng sau ngày nhả phòng thì tùy khách sạn còn phòng.
Thuộc hướng dẫn giữ phòng khách sạn cho chuyến đi và sự kiện công ty tại Việt Nam.
Công cụ miễn phí: lập danh sách phân phòng
Nhập khách, loại phòng và ngày, rồi tải Excel hoặc in PDF. Tên khách chỉ nằm trên trình duyệt của bạn (giao diện tiếng Anh).
Mở công cụDanh sách phân phòng gồm những gì
| Cột | Vì sao cần |
|---|---|
| Tên khách | Đúng như trên hộ chiếu hoặc căn cước. Khách sạn ở Việt Nam đăng ký lưu trú cho từng khách bằng hộ chiếu hoặc căn cước, nên tên phải khớp. |
| Loại phòng và giường | Đơn, đôi hay twin. Phòng twin và phòng đôi là hai loại khác nhau, khách sạn xếp từ khối phòng đã giữ. |
| Ở ghép với | Với phòng ở ghép, ghi cả hai tên trên cùng một dòng để khách sạn không xếp thành hai phòng. |
| Ngày đến và ngày đi | Ngày của từng khách. Đánh dấu người đến sớm hoặc về muộn, vì những đêm đó có thể nằm ngoài khối phòng. |
| Thanh toán | Công ty trả khoản nào (phòng, ăn sáng), khách tự trả khoản nào (minibar, giặt ủi, đêm thêm), để không ai bị thu nhầm khi trả phòng. |
| Ghi chú | Phòng cho người khuyết tật hoặc phòng thông nhau, nhận phòng sớm, yêu cầu ăn sáng, và thành viên cấp cao cần hạng phòng cao hơn. |
Gửi khi nào
Khi gửi yêu cầu
Số phòng mỗi đêm theo loại. Chưa cần tên.
Trước hạn chốt
Danh sách đầy đủ có tên, trước ngày ghi trên xác nhận.
Đến ngày đến
Đổi tên trên cùng số phòng và cùng ngày.
Sau lưu trú
Hóa đơn được đối chiếu với danh sách: phòng, số đêm và phát sinh.
Phòng chưa có tên khi đến hạn có thể bị trả lại cho khách sạn. Ngày nhả phòng và điều khoản giảm phòng được giải thích trong bài điều khoản hợp đồng giữ phòng đoàn.
Lỗi thường gặp
- Tên không khớp hộ chiếu: làm chậm khâu nhận phòng.
- Nhầm twin với phòng đôi: đồng nghiệp phải ngủ chung giường, hoặc khách sạn hết phòng twin.
- Thiếu khách đến sớm hoặc về muộn: những đêm thêm không được giữ theo giá đoàn.
- Thanh toán không rõ: khách bị yêu cầu trả tiền phòng mà công ty đã trả.
- Nhiều phiên bản cùng lưu hành: giữ một file, ghi ngày, và gửi thay đổi qua một đầu mối.
Bedtara xử lý danh sách phân phòng thế nào
Gửi danh sách phân phòng cho Bedtara trong một file. Chúng tôi chuyển cho khách sạn, xác nhận lại việc xếp phòng với bạn, và xử lý thay đổi qua một đầu mối cho đến ngày đến. Sau lưu trú, hóa đơn theo đúng danh sách đó, và doanh nghiệp Việt Nam nhận hóa đơn VAT do Công ty TNHH Đồng Thị xuất.
Câu hỏi thường gặp
Danh sách phân phòng khách sạn là gì?
Là danh sách khách trong một đặt phòng đoàn, ghi tên từng khách, loại phòng, người ở ghép, ngày đến và ngày đi, cách thanh toán và yêu cầu riêng. Khách sạn dùng danh sách này để xếp phòng từ khối phòng đã giữ.
Khi nào phải gửi danh sách phân phòng?
Trước ngày ghi trên xác nhận đặt phòng đoàn, thường trùng hoặc gần ngày nhả phòng. Phòng chưa có tên khi đó có thể bị trả lại.
Có đổi tên trong danh sách phân phòng được không?
Thường được, cho đến ngày đến, miễn số phòng và ngày không đổi. Giảm số phòng thì theo điều khoản giảm phòng trong hợp đồng.
Room block là gì Đặt phòng cho đoàn Điều khoản giữ phòng đoàn Phòng cho đoàn công tác
Cần đặt phòng cho đoàn?
Gửi thành phố, ngày và số phòng mỗi đêm. Tên khách gửi sau trong danh sách phân phòng.