Văn hóa giao tiếp kinh doanh khi đón đoàn công tác
Trả lời ngắn: kinh doanh ở Việt Nam dựa trên quan hệ, sự đúng giờ và tôn trọng thứ bậc, và một đoàn công tác thể hiện điều này qua cách sắp xếp khách sạn. Để cả đoàn ở một khách sạn gần nơi họp, phân phòng theo thứ bậc trên một danh sách, dùng phòng họp hoặc sảnh khách sạn cho buổi gặp đầu, và trả phần nước uống hoặc bữa ăn khi mình là chủ nhà. Chào người cấp cao nhất trước và trao danh thiếp bằng hai tay.
Thuộc hướng dẫn giữ phòng khách sạn cho chuyến đi công ty tại Việt Nam.
Bảy thói quen khi đón hoặc đưa đoàn công tác
1. Một khách sạn, gần nơi họp
Kẹt xe ở TP.HCM và Hà Nội khiến trễ giờ là chuyện thường. Khách sạn gần văn phòng đối tác, hoặc gần khu công nghiệp khi thăm nhà máy, giúp đoàn đến đúng giờ.
2. Phân phòng theo thứ bậc
Thành viên cấp cao thường nhận hạng phòng cao hơn. Ghi rõ trên danh sách phân phòng để khách sạn xếp phòng trước khi đoàn đến.
3. Gặp tại khách sạn
Phòng họp và sảnh khách sạn hợp cho buổi gặp đầu. Đặt phòng hoặc bàn trước; chủ nhà trả phần nước uống.
4. Chào theo thứ bậc
Chào người cấp cao nhất trước. Bắt tay là bình thường; chờ người kia đưa tay trước.
5. Danh thiếp bằng hai tay
Trao và nhận danh thiếp bằng hai tay, đọc danh thiếp và để trên bàn trong suốt buổi họp.
6. Mời bữa
Bữa trưa và bữa tối là một phần của công việc. Phòng ăn riêng tại khách sạn hợp với đoàn; chủ nhà thường trả.
7. Để ý lịch
Quanh Tết, văn phòng làm việc chậm hoặc nghỉ. Lên lịch chuyến đi và đặt phòng trước hoặc sau Tết một khoảng đủ xa.
Gửi gì cho khách sạn khi đón đoàn
- Danh sách phân phòng: tên, loại phòng và ngày đến của từng khách, đánh dấu thành viên cấp cao.
- Phòng họp: ngày, giờ, số người và cách kê, nếu họp tại khách sạn.
- Phòng ăn riêng: ngày và số khách, nếu mời bữa.
- Thanh toán: khoản nào công ty trả (phòng, phòng họp, bữa ăn), khoản nào khách tự trả, kèm thông tin công ty để xuất hóa đơn VAT.
Bedtara đặt phòng cho đoàn công tác thế nào
Bedtara đặt phòng cho cả đoàn trên một xác nhận, với một danh sách phân phòng và một hóa đơn. Doanh nghiệp Việt Nam đón đoàn nhận hóa đơn VAT do Công ty TNHH Đồng Thị xuất. Nếu chuyến thăm cần thêm xe hoặc chương trình, Dong Thi Travel sẽ sắp xếp.
Câu hỏi thường gặp
Chào hỏi đối tác kinh doanh ở Việt Nam thế nào?
Chào người cấp cao nhất trước, thường bằng cái bắt tay, và gọi kèm chức danh với tên.
Họp kinh doanh tại khách sạn ở Việt Nam có phổ biến không?
Có. Phòng họp và sảnh khách sạn thường được dùng cho buổi gặp đầu, nhất là khi tiếp khách từ xa đến. Đặt phòng hoặc bàn trước.
Phân phòng cho đoàn công tác thế nào?
Để cả đoàn ở một khách sạn, xếp hạng phòng cao hơn cho thành viên cấp cao, và gửi một danh sách phân phòng có đánh dấu thứ bậc trước khi đoàn đến.
Đặt phòng cho đoàn Checklist đặt khách sạn công tác Nên ở khu nào khi công tác TP.HCM Khách sạn có phòng họp
Đón hoặc cử đoàn công tác?
Gửi thành phố, ngày và số phòng mỗi đêm. Chúng tôi báo giá một khách sạn gần nơi họp.