Có cần phần mềm công tác để đặt khách sạn?
Trả lời ngắn: phần mềm công tác đáng tiền khi công ty có nhiều chuyến mỗi tháng, có vé máy bay, có quy chế công tác theo cấp bậc và chứng từ chi phí cần kiểm soát trên một hệ thống. Khi phần lớn chi phí là tiền phòng, đoàn hoặc ở dài ngày, một nhà cung cấp khách sạn có đội lo cả kỳ lưu trú thường là đủ, không cần triển khai hệ thống.
Thuộc hướng dẫn khách sạn công tác tại Việt Nam.
Tự kiểm nhanh
| Tình huống của công ty | Thường phù hợp |
|---|---|
| Vài chục chuyến mỗi tháng, cả vé máy bay và khách sạn, quy chế theo cấp bậc, cần đối soát chi phí | Phần mềm công tác và chi phí |
| Chủ yếu là đêm phòng ở vài thành phố, vài chuyến mỗi tháng | Một nhà cung cấp khách sạn, gửi yêu cầu qua email hoặc form |
| Đoàn: đào tạo, du lịch công ty, sự kiện, nhóm dự án | Nhà cung cấp lo được giữ phòng đoàn và danh sách phân phòng |
| Kỹ sư, chuyên gia ở nhiều tuần gần công trình | Nhà cung cấp báo giá ở dài ngày và xử lý thay đổi |
| Khách cần xe riêng hoặc phiên dịch kèm phòng | Nhà cung cấp đặt kèm dịch vụ cùng phòng |
Mỗi bên lo phần nào
Phần mềm công tác
Quy chế, luồng duyệt, ghi nhận chi phí và báo cáo. Phòng thường lấy từ các trang đặt phòng và nhà bán buôn kết nối vào hệ thống.
Nhà cung cấp khách sạn có đội vận hành
Phòng, giữ phòng đoàn, danh sách phân phòng và thay đổi trong kỳ lưu trú, có người làm việc với khách sạn thay anh chị.
Dùng cả hai
Một số công ty giữ phần mềm cho quy chế và chi phí, dùng nhà cung cấp khách sạn cho đoàn và các kỳ lưu trú cần người lo.
Câu nên hỏi trước khi quyết
- Mỗi tháng bao nhiêu chuyến, bao nhiêu chuyến chỉ cần khách sạn?
- Khi nhận phòng có sự cố, ai xử lý và có tác động được ở khách sạn không?
- Ai xuất hóa đơn VAT đứng tên công ty, xuất ngày nào?
- Triển khai mất bao lâu, ngoài tiền phòng công ty trả thêm những gì?
Bedtara phù hợp ở đâu
Bedtara cung cấp phòng khách sạn tại Việt Nam cho doanh nghiệp và doanh nghiệp lữ hành. Chúng tôi không bán vé máy bay hay phần mềm chi phí. Không thu phí nền tảng, không tính phí theo người dùng: công ty chỉ trả tiền phòng và dịch vụ kèm theo đã đặt. Anh chị gửi yêu cầu, nhận báo giá ghi rõ giá, dịch vụ bao gồm, lịch thanh toán và điều kiện hủy, rồi xác nhận bằng văn bản. Đội ngũ của chúng tôi lo kỳ lưu trú, đoàn và ở dài ngày; với khách sạn tại TP.HCM, có thể đặt thêm xe riêng hoặc phiên dịch cùng phòng. Công cụ miễn phí: tính định mức tiền phòng công tác, tạo danh sách phân phòng và tính attrition (tiếng Anh).
Câu hỏi thường gặp
Công ty nhỏ có cần phần mềm quản lý công tác không?
Thường là không khi số chuyến ít và chủ yếu là khách sạn. Đặt qua một nhà cung cấp có báo giá rõ và hóa đơn VAT thường đơn giản hơn.
Khi nào phần mềm công tác đáng đầu tư?
Khi mỗi tháng có nhiều chuyến kèm vé máy bay, quy chế theo cấp bậc và chứng từ chi phí mà kế toán phải đối soát trên một hệ thống.
Có dùng song song phần mềm và nhà cung cấp khách sạn được không?
Được. Một số công ty giữ phần mềm cho quy chế và chi phí, còn đoàn hoặc ở dài ngày thì đặt qua nhà cung cấp khách sạn.
Đặt khách sạn công tác Khi đặt phòng gặp sự cố Báo giá để trình duyệt Tính định mức tiền phòng
Bắt đầu bằng một yêu cầu
Gửi thành phố, ngày và số phòng; báo giá ghi rõ giá, dịch vụ và điều kiện hủy trước khi xác nhận.